データの取り扱い
データの取り扱いは、調査目的に必要な範囲へ限定し、収集前に利用目的、閲覧者、保管条件を決めます。
データ最小化
「データ最小化」見出しへのリンク判断に不要な個人名、部署、連絡先、顧客情報を集めません。識別が不要なら共通リンクを使い、比較が必要な場合も、個人ではなく部門など必要な単位にとどめます。
アクセス管理
「アクセス管理」見出しへのリンク調査を運用するワークスペース利用者と、共有レポートの閲覧者を分けます。原回答や音声へアクセスできる人を必要最小限にし、共有リンクには期限を設定します。
保管と削除
「保管と削除」見出しへのリンク保管期間と削除条件は、個別契約および回答者に表示する同意内容で定めます。現在、すべてのデータを契約期間に応じて自動削除する一般提供機能はありません。必要な削除運用は案件開始前に確認します。
質問に添付したPDFは、質問から外したり調査を削除したりしても、原本の自動削除は行いません。原本の削除依頼と確認事項は資料を使った質問設計を参照してください。
外部処理事業者
「外部処理事業者」見出しへのリンク本番環境ではCloudflare、OpenAI、Anthropicを利用します。処理の目的と範囲は、回答者への説明と契約条件で確認します。
各サービスの役割とデータの保存先は技術アーキテクチャ図、回答開始から共有までの流れはデータフローで確認できます。
機微情報
「機微情報」見出しへのリンク質問で機微情報を求めないことを基本とし、回答に含まれた可能性がある場合は人が確認します。自動処理だけで常に検出・削除できるとは限りません。必要に応じて、マスキング、引用の不採用、閲覧制限を行います。
エクスポート後
「エクスポート後」見出しへのリンクDOCX、CSV、PDFなどをダウンロードした後の保管・再共有は、利用者側の管理対象です。共有リンクを失効しても、保存済みファイルは回収できません。
法務・情報システム部門との確認項目は導入前の確認事項を参照してください。